Waarom een risicoanalyse?
Iedere organisatie die minstens één medewerker tewerkstelt, wordt geacht een risicoanalyse psychosociale aspecten te organiseren waarin de medewerker(s) bevraagd worden over de psychosociale risico’s op het werk. Ze heeft als doel om het welzijn binnen je organisatie te verhogen. Dat doet ze door je organisatie in staat te stellen om de factoren die grensoverschrijdend gedrag en stress bevorderen of tegengaan in kaart te brengen. Dat helpt je om gerichte maatregelen te treffen binnen je organisatie.
In het kader van de algemene risicoanalyse die de werkgever in zijn organisatie uitvoert, moeten de situaties die aanleiding kunnen geven tot psychosociale risico’s op het werk geïdentificeerd worden. Dat gebeurt samen met de werknemers. De resultaten van deze bevraging moeten op een anonieme manier aan de werkgever meegedeeld worden.
De werkgever houdt hierbij onder meer rekening met de situaties die aanleiding kunnen geven tot:
- Stress of burn-out veroorzaakt door het werk;
-
Schade aan de gezondheid van de werknemer die voortvloeit uit grensoverschrijdend gedrag
mediasensor enquête
De mediasensor enquête die mediarte driejaarlijks organiseert voor de sector is een risicoanalyse van de psychosociale risico's op het werk. In 2022 werd de enquête afgenomen bij zo'n 3400 professionals werkzaam in de media en digitale sector. De resultaten van de enquête kan je hier terugvinden. Deze enquête was een brede welzijnsenquête, je kan binnen de onderneming ook kleinere en gerichtere risicoanalyses uitvoeren over specifieke thema's.
Voor je van start gaat
Wanneer je van start gaat met een risicoanalyse psychosociale aspecten is het goed om te beginnen met een goede voorbereiding. Maak gebruik van je welzijnsteam of de bestaande structuren en zorg voor een goede communicatie naar al je medewerkers. Wees je bewust van het feit dat een risicoanalyse slechts een middel is om je als werkgever te helpen om betere maatregelen te treffen met betrekking tot welzijn binnen je organisatie.
Uitrol van de risicoanalyse
Er zijn verschillende manieren om samen met de werknemers een risicoanalyse uit te voeren: kwantitatief en kwalitatief.
Kwantitatief
De kwantitatieve risicoanalyse bestaat uit vragenlijsten met gesloten vragen. Deze kan je het beste gebruiken in grote organisaties, bij conflicten of discussies, bij nood aan een vergelijking met een benchmark of tussen afdelingen of als basis voor een beleid op lange termijn. Een kwantitatieve risicoanalyse kan je standaardiseren, heeft een groot bereik en kan volledig anoniem, maar de vertaalslag naar de praktijk is noodzakelijk om maatregelen te kunnen treffen. Sensibilisering is noodzakelijk om te voorkomen dat er te weinig antwoorden binnenkomen op de bevraging. De eerder vermeldde mediasensor enquête is een voorbeeld van een kwantitatieve risicoanalyse.
Kwalitatief
De kwalitatieve risicoanalyse maakt gebruik van individuele of groepsinterviews met open vragen en is daardoor gericht op een dieper inzicht in de problematiek. Dit soort risicoanalyse komt het beste tot zijn recht in kleine organisaties, organisaties met een open communicatiecultuur of als het de bedoeling is om via de risicoanalyse al te sensibiliseren of tussen te komen. De kwalitatieve methode maakt een grote betrokkenheid van de deelnemers en een grote diepgang in resultaten mogelijk,
maar is arbeidsintensief en minder objectief.
Idealiter maak je gebruik van een combinatie van een kwantitatieve en kwalitatieve aanpak, bv. door cijfermatig materiaal te verzamelen via de vragenlijstenmethode en een verdere inventarisatie en analyse te maken via gesprekken. Dit combineert de voordelen van beide methoden. Bij de risicoanalyse bespreek je samen met de werknemers hoe zij de werksituatie beleven. Hierbij worden vijf verschillende aspecten van het werk bevraagd.
Spreek met je medewerkers over:
Jobinhoud
De aard van hun werk en de manier waarop ze hun taken uitvoeren (werkdruk, autonomie, boeiend werk, takenpakket).
Relaties op het werk
De manier waarop leidinggevenden en werknemers met elkaar en met derden omgaan (werksfeer, ondersteuning, respect).
De organisatie
Het algemene beleid dat de organisatie voert en de structuur van het bedrijf (werkorganisatie, bedrijfscommunicatie en duidelijk beleid).
De voorwaarden
Alle afspraken tussen de werkgever en de werknemer over de voorwaarden waaronder het werk gedaan wordt (opleiding- en loopbaanmogelijkheden, loon, werk-privé balans).
De omstandigheden
De fysieke omstandigheden van het werk en de middelen waarmee gewerkt wordt (infrastructuur, veiligheid, werkmiddelen).
In de hypothese dat de PAPS niet bij de analyse wordt betrokken, moeten de werknemers de mogelijkheid hebben om de informatie op anonieme wijze mee te delen. In kleine organisaties zijn groepsgesprekken zeer geschikt. Hierbij organiseer je een overleg waarbij je met je werknemers de verschillende aspecten van het werk bespreekt. Tijdens dit overleg kan je ook gezamenlijke ideeën voor maatregelen bespreken om minder goede punten te verbeteren.
Voor het gesprek
Kies voor het groepsgesprek een moment waarop je niet gestoord zult worden. Als je meer dan 15 werknemers hebt, kan je ook meerdere groepsgesprekken organiseren of slechts met een gedeelte van de werknemers een gesprek voeren. Bedenk vooraf de vragen die je je werknemers
wil stellen (enkele voorbeelden vind je hieronder). Van tevoren kun je zelf al nagaan hoe de sfeer op de werkvloer is, hoe de werkprestaties zijn en hoe hoog de ziekteafwezigheid is.
Tijdens het gesprek
Leg duidelijk het doel en het verloop van het gesprek uit. Maak samen afspraken, zoals respectvolle omgang, elkaar niet onderbreken en ruimte om eerlijk je mening te geven.
Vat aan het einde van het gesprek de belangrijkste standpunten die genoemd zijn samen. Bespreek vervolgens welke acties genomen kunnen worden om minder goede punten te verbeteren. Deze acties zijn geen kant-en-klare maatregelen, maar zijn afgestemd op jouw organisatie. Bespreek bij deze maatregelen het doel ervan, de timing en wie welke acties zal ondernemen.
Richtvragen voor tijdens het gesprek
Jobinhoud:
- Hoe is de werkdruk?
- Hoe is de variatie van het werk?
- Is het duidelijk wat je moet doen?
- Heb je voldoende zelfstandigheid in de job?
- Hoe vind je je job in het algemeen?
Relaties op het werk:
- Hoe is de sfeer op de werkvloer?
- Hoe is de ondersteuning van de collega’s en de werkgever?
- Is het overleg voldoende?
- Krijg je genoeg feedback?
- Kun je je eigen mening geven?
- Is er sprake van ongewenst gedrag op het werk(geweld, pesterijen, ongewenst seksueel gedrag)?
- Hoe is het contact met de klanten, de leveranciers en andere derden?
- Wanneer gaat het contact met derden goed?
- Welke moeilijkheden kom je tegen?
De organisatie:
- Hoe vind je netwerk de organisatie georganiseerd?
- Wat vinden jullie van het algemene beleid?
- Word je voldoende geïnformeerd over belangrijke dingen?
- Word je voldoende betrokken bij veranderingen en beslissingen?
- Heb je suggesties om de organisatie te verbeteren?
De voorwaarden:
- Hoe zijn de opleidingsmogelijkheden en de doorgroeimogelijkheden?
- Wat vind je van de beloning?
- Is het werk goed te combineren met het privéleven?
- Hoe is de uur- en verlofregeling?
De omstandigheden:
- Hoe is het gebouw en de werkomgeving?
- Zijn de werkmiddelen voldoende?
- Hoe is de veiligheid van het werk?
Algemene vragen
- Wat geeft je energie op het werk?
- Wat vreet je energie op het werk?
Na het gesprek
Zet de besproken punten op papier en neem de acties op in het jaaractieplan en globaal preventieplan. Evalueer ten minste 1 keer per jaar of je risicoanalyse aangepast moet worden en betrek er ook je werknemers bij.
Actieplan
Aan de hand de risicoanalyse kan je een actieplan opstellen om de oorzaken van grensoverschrijdend gedrag aan te pakken (ook wel preventiemaatregelen genoemd). Zo verhoog je het niveau van (psychosociaal) welzijn binnen de organisatie.
Een risicoanalyse moet uitmonden in een GPP voor de komende vijf jaar en in vijf jaaractieplannen. Om de vijf jaar moet je een nieuw GPP opstellen. Dit actieplan moet doorgegeven worden aan de interne preventieadviseur arbeidsveiligheid.
Je hoeft niet aan alles tegelijk te werken. Wel moeten de preventiemaatregelen minimaal jaarlijks geëvalueerd worden. Dat geeft je de kans om bij te sturen of nieuwe elementen aan te pakken.
Doorloop deze fasen om een actieplan te maken:
- Maak de inventaris van de mogelijke oplossingen
- Bepaal de prioriteiten en doelstellingen
- Stel de te nemen maatregelen vast
- Definieer het globaal actieplan
- Evalueer het actieplan
