Niet alleen is een vertrouwenspersoon een laagdrempelig, luisterend oor voor medewerkers van een bedrijf. Daarnaast kan de persoon in deze functie essentieel bijdragen aan een veilige werkomgeving en een belangrijke rol spelen bij het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag.
Wat doet een vertrouwenspersoon?
De vertrouwenspersoon werkt mee aan het voorkomen en aanpakken van psychosociale risico’s op het werk, zoals het risico op stress of burn-out, conflicten, pesterijen, geweld en ook ongewenst seksueel gedrag. Een vertrouwenspersoon biedt niet alleen een luisterend oor, maar geeft ook onderbouwd advies na een vertrouwelijk gesprek. Indien gewenst kan de vertrouwenspersoon ook bemiddelen in conflictsituaties of bekijken welke acties er ondernomen kunnen worden. Ook al ligt de uiteindelijke keuze altijd bij de werknemer.
Waarom is een vertrouwenspersoon aanstellen belangrijk?
Vertrouwenspersoon spelen een belangrijke en aanvullende rol bij psychosociale risico's. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is niet verplicht, maar wel sterk aangeraden. Voor medewerkers is de drempel om naar de vertrouwenspersoon te stappen lager dan naar een leidinggevende. Op die manier komen problemen sneller aan het licht en kan er meteen op worden ingespeeld. Daarnaast krijgt de vertrouwenspersoon ook een goed zicht op het psychosociaal welzijn op de werkvloer. Zo kunnen terugkerende verhalen gesignaleerd worden aan de preventieadviseur die op zijn of haar beurt concrete maatregelen kan voorstellen aan de werkgever. Een vertrouwenspersoon kan doorgaans snel(ler) reageren en kort(er) op de bal spelen. De kans dat de situatie niet escaleert en informeel kan worden opgelost, vergroot daardoor.
Het aanstellen van een vertrouwenspersoon toont bovendien aan dat het bedrijf in kwestie de psychische gezondheid van medewerkers ernstig neemt. Dat zorgt niet alleen voor een gezondere werksfeer, het schept ook vertrouwen tussen de onderneming en werknemers. Op die manier draagt de vertrouwenspersoon bij tot een positief werkklimaat waarin medewerkers weten bij wie ze terecht kunnen.
De keuze voor een interne vertrouwenspersoon is een bonus. Iemand die het bedrijf, de cultuur en de werknemers goed kent, kan een grote meerwaarde betekenen. Het maakt de drempel voor medewerkers lager om het gesprek aan te gaan met iemand die empathisch
Wie is geschikt voor de job?
De vertrouwenspersoon is een sociaal, empathisch, toegankelijk en oprecht iemand. Deze persoon kan een medewerker zijn die thuis is in de cultuur van de onderneming en die gekend is bij collega’s. In dit geval is het belangrijk dat de vertrouwenspersoon het vertrouwen geniet van zowel medewerkers als het management. De vertrouwenspersoon neemt namelijk een duidelijk mandaat op waarvoor er binnen het takenpakket ruimte moet worden voorzien.
Wanneer het niet mogelijk is om intern een vertrouwenspersoon aan te stellen, kan de functie ook door iemand van buiten het bedrijf ingevuld worden. Een vertrouwenspersoon kan ook op freelance basis een mandaat opnemen.
Wie is uitgesloten als vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon kan geen leidinggevende, vakbondsafgevaardigde, preventieadviseur-arbeidsgeneesheer of lid van de Raad van Bestuur van de betreffende onderneming zijn. Bovendien moet er binnen de twee jaar na aanstelling een opleiding afgerond worden, gevolgd door een jaarlijkse supervisie.
Een vertrouwenspersoon aanstellen
Procedure
Een vertrouwenspersoon aanduiden is relatief eenvoudig. De werkgever deelt aan alle werknemers de identiteit van de voorgestelde persoon mee. Daarvoor kan hij vooraf een oproep of stemming organiseren of de persoon gericht aanspreken om de rol op te nemen. Werknemers hebben 15 dagen om eventueel hun opmerkingen mee te delen in een register of aan de preventieadviseur. Belangrijk is dat de werknemers hun eventuele bezwaren anoniem kunnen uiten.
Zorg ervoor dat in het keuzeproces alle medewerkers echt betrokken worden. Denk in het bijzonder ook aan mensen die minder vertegenwoordigd zijn in je organisatie (omdat ze minder mondig of taalvaardig zijn, niet of minder gebruik maken van mail, een ander referentiekader hebben...). Als er een CPBW in de organisatie is, moet er een akkoord van alle werknemersvertegenwoordigers zijn. Maak duidelijke afspraken met de vertrouwenspersoon over de invulling van de rol. Is hij/zij/x hoofdzakelijk het aanspreekpunt als iemand een probleem ervaart? Heeft hij/zij/x ook een (pro)actieve rol in het uitrollen van preventieve acties en beleid (risicoanalyse bijvoorbeeld)?
Mandaat
Spreek ook af hoeveel tijd de vertrouwenspersoon kan besteden aan zijn rol en wie eventueel andere taken van overneemt. Denk verder na over de voorwaarden waarin de vertrouwenspersoon zijn werk kan doen. Waar en wanneer kan hij/zij/x bijvoorbeeld in een veilige context mensen ontvangen voor een gesprek? De vertrouwenspersoon oefent zijn functie autonoom uit. Hij/zij/x valt hiervoor functioneel onder de bevoegdheid van de interne preventieadviseur (of dienst). De vertrouwenspersoon valt dus niet onder zijn rechtstreeks leidinggevende voor de uitoefening van zijn rol. Het kan zinvol zijn om de rol en taken van de vertrouwenspersoon toe te voegen via een annex aan het contract van je medewerker.
We hebben twee vertrouwenspersonen, een man en een vrouw, omdat we het belangrijk vinden dat je zelf kan kiezen naar wie je gaat. Met sommige problemen ga je misschien eerder naar een vrouw, of juist omgekeerd.
Opleiding tot vertrouwenspersoon
mediarte organiseert, in samenwerking met IDEWE, een hybride opleiding tot vertrouwenspersoon. De opleiding bestaat uit drie contactdagen waarbij er vaardigheden ingeoefend worden en e-learning via een online platform. Tussen de contactdagen door is tijd voorzien voor zelfstudie waarbij de deelnemer de online modules volgt. Tijdens de opleiding raakt de deelnemer vertrouwd met de wetten en procedures rond psychosociaal welzijn op het werk en leert de vertrouwenspersoon in spe om de regels concreet toe te passen in de praktijk aan de hand van het wettelijke stappenplan, de klachtenprocedure en modeldocumenten. Na het beëindigen van deze opleiding, ontvangen de deelnemers een getuigschrift.
