Terugbetaling van kosten

Verschillende vormen van kosten kunnen terugbetaald of direct ten laste genomen worden van de werkgever.

Het gaat hier over

1. voordelen van alle aard (VAA)
2. kosten voor woon- werkverkeer
3. kosten eigen aan de werkgever

1. Voordelen van alle aard

Een voordeel dat door de werkgever gratis of tegen een lage vergoeding wordt toegekend, wordt een voordeel van alle aard genoemd.

Hoewel belastingdiensten de term ‘voordelen van alle aard’ gebruiken, spreken RSZ-diensten in dit geval van ‘voordelen in natura’. Beide termen betekenen echter hetzelfde. Hierbij kan het gaan over een bedrijfswagen, een computer en/of internetabonnement of bijvoorbeeld de levering van verwarming en elektriciteit.

Deze voordelen worden gezien als beroepsinkomen waarover belasting betaald moet worden. Dit kan gebeuren door een berekening van de waarde van het voordeel, maar voor sommige voordelen gelden forfaitaire bedragen. Voordelen van alle aard worden vermeld op de loonfiche en kunnen onder dezelfde codes worden overgenomen op de belastingaangifte.

2. Kosten voor woon- werkverkeer

De werkgever is verplicht bij te dragen aan de vervoerskosten van de werknemers die regelmatig een gemeenschappelijk openbaar vervoersmiddel of een privé-vervoersmiddel gebruiken voor het woon-werkverkeer.

Onder woonplaats dient te worden verstaan de effectieve verblijfplaats van de werknemer.
Onder werkplaats dient verstaan te worden de exploitatiezetel van de onderneming waar de werknemer wordt tewerkgesteld.

Er zijn twee verschillende tussenkomsten inzake de vervoerskosten:

• 80% terugbetaling van het gebruikte vervoersbewijs voor verplaatsingen met het gemeenschappelijk openbaar vervoer
• Tot 25€ /maand, in een werkregime van vijf dagen/week, voor het gebruik van een privé-vervoersmiddel voor verplaatsingen.

3. Kosten eigen aan de werkgever

Kosten die veroorzaakt worden door de uitvoering van je werk, zoals verplaatsingskosten (die buiten het traject woon- werkverkeer liggen), internet of telefoonkosten (gemaakt met een eigen toestel of waarvan de abonnementskost niet terugbetaald wordt door de werkgever), maar die geen deel uitmaken van het loon zelf, komen ten laste van de werkgever onder de vorm van terugbetaling van kosten.

Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, mogen forfaitair worden geraamd. In dat geval moet de werkgever uiteraard het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden. De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen verschuldigd zijn.

In het sectoraal akkoord van 18 februari 2022 spraken de sociale partners af dat wanneer een werknemer gebruik maakt van een combinatie van verschillende vervoersmiddelen tijdens één traject woon-werkverkeer, hij voor elk onderdeel van dat traject de tussenkomst in de kosten voor het specifieke vervoersmiddel kan aanvragen. Wanneer de werknemer voor een dergelijke combinatie kiest, kan de werkgever een minimumperiode van 3 maanden opleggen voor die keuze. De combineerbare tegemoetkomingen zijn beperkt tot de vervoersmiddelen waarvoor tot op heden een tegemoetkoming geldt, met name openbaar vervoer, eigen wagen en fiets, en dienen met de realiteit overeen te komen.