Heel wat mensen die bij Flanders DC aankloppen voor advies, runnen een zaak in hun eentje en kampen vaak met een acuut gebrek aan tijd. Je facturatie opvolgen, offertes maken, meetings met klanten houden, je sociale media onderhouden, je papierwerk in orde brengen, reageren op mails,… Voor je het weet is de week zo om en heb je niet alles gedaan. Hoe kan je efficiënter en beter omgaan met je tijd? Een overzicht in 4 stappen
Stap 1: Organiseer je werk
Veel mensen plannen continu hun werk, maar organiseren het te weinig. En dat zijn twee verschillende zaken: plannen gaat over wanneer je iets doet en organiseren gaat over wat je allemaal moet doen en hoe je dat gaat doen. Begin daarmee vooraleer je je werk begint te plannen. Dan ben je zeker dat alles zijn plaats krijgt in je agenda en je je niet enkel focust op taken waaraan een duidelijke deadline gekoppeld is.
Je taken komen meestal vanuit allerlei hoeken: ze staan in een verslag van een meeting, in een online projectmanagementtool, in je mailbox of snel neergekrabbeld in een notaboekje bij een telefoongesprek. Een goed startpunt is om al je to do’s te verzamelen en neer te schrijven in één hoofdlijst. Dat kan gewoon op papier, maar er bestaan ook tal van handige apps in de cloud (zoals bv. Google Tasks, Todoist of TeuxDeux) die je overal waar je bent kan raadplegen. Een ander groot voordeel van die lijst digitaal te maken, is dat je dan makkelijk je taken kan herordenen in volgorde van belangrijkheid of in groepjes kan indelen.
Denk naast werk- en projectgerelateerde taken ook aan taken die je moet doen om je zaak goed verder te laten draaien, zoals prospectie, communicatie, administratie,… Ook die zijn belangrijk, maar schieten er vaak aan in als er geen deadline op gekleefd is.
Nog een aantal tips voor je takenlijst:
- Voeg aan elke taak een werkwoord toe dat duidelijk beschrijft wat je moet doen (bv. ‘afspreken met…’, ‘moodboard maken voor...’, ‘offerte maken voor...’), zodat je geen tijd verliest met uit te dokteren wat je nu juist moest doen.
- Splits grotere taken op in kleinere, actiegerichte stappen.
- Overloop regelmatig je projecten en denk na over de volgende stappen.
(....)