Een gedragscode opstellen

Bepaal:

• Welk thema het onderwerp is van je gedragscode. Hou je het algemeen of licht je één thema uit?
• Maak duidelijk op wie de gedragscode van toepassing is. Wie is de doelgroep: interne medewerkers, tijdelijke medewerkers, freelancers, klanten? Denk voor het bepalen van de doelgroep na over iedereen waarmee wordt samengewerkt en baken heel duidelijk af. 
• Met wie de gedragscode wordt opgesteld: al de medewerkers of een werkgroep? Bepaal ook hoe, in welke mate en wanneer je andere medewerkers in dit proces betrekt. 

Denk samen na over de waarden van de organisatie waaraan belang gehecht wordt. Je kan onderstaande lijst gebruiken ter inspiratie of de online te raadplegen lijst:

Jezelf kunnen zijn (authenticiteit), zorgen voor anderen (zorgzaamheid), verbinding, samenwerken, creativiteit, eerlijkheid/openheid, autonomie/vrijheid, erkenning/waardering, respect, verantwoordelijkheid, verdraagzaamheid, betrouwbaarheid, rechtvaardigheid, gelijkwaardigheid, balans, bekwaamheid /deskundigheid, betrokkenheid, collegialiteit, continuïteit, flexibiliteit, geduldig, gehoorzaamheid, humor, integriteit, nauwkeurig, zelfbeheersing, welzijn, vriendelijkheid, vertrouwen, uniformiteit, tolerantie, solidariteit, professionaliteit, oprechtheid, loyaliteit, klantgerichtheid

Zodra de waarden van de organisatie duidelijk zijn, is een volgende stap het vertalen van deze waarden naar concrete gedragsregels. Brainstorm over welke regels kunnen helpen om de visie van je organisatie in kaart te brengen.

1) Schrijf elk maximum 10 gedragingen op waarin de eerder bepaalde waardes verwerkt worden. Dit kan je doen door zin als volgt te formuleren: 

• Medewerkers die boos zijn, kritiek of frustratie hebben, uiten dit en laten en tegelijk de ander in zijn of haar waarde. 
• Medewerkers kloppen op de deur voor ze een ruimte binnengaan.
• Medewerkers geven correcte informatie aan iedereen.

2) Leg de gedragsregels vast door:

• Ga per twee zitten. Stel je gedragsregels aan elkaar voor. Argumenteer waarom jouw regel dé onmisbare regel is. Kom tot jullie gezamenlijke top tien van gedragsregels. 
• Ga met een ander groepje samen zitten en doe hetzelfde.  
• Ga terug in grote groep: de twee teams overtuigen elkaar per doelgroep van hun gedragsregels. Kom nu met de hele groep tot een consensus van maximum tien gouden gedragsregels.

Gewenst gedrag belonen en blijven stimuleren kan door middel van brede preventieve acties die het mogelijk maken een positief werkklimaat te creëren, waaronder bijvoorbeeld:

• Het organiseren van een complimentendag.

• Energie en budget vrijmaken voor een training verbindend communiceren.

Bepaal de consequenties wanneer de gedragscode niet wordt nageleefd. Link concreet gedrag niet meteen aan een vaste consequentie. De context, de frequentie en de intentie bepalen mee welke consequentie er volgt. Je kunt ervoor kiezen om deze wel of niet te concretiseren. 

In het eerste geval schrijf je dan bijvoorbeeld: 'Sancties worden altijd in teamoverleg bepaald.' In het tweede geval maak je bijvoorbeeld een lijstje met mogelijke sancties: 

• Formele waarschuwing 
• Privileges ontzeggen 
• Taakstraf 
• Schorsing 
• Boete 
• Tijdelijk toegang ontzeggen 
• Ontslag 

Raadpleeg zeker ook voor de sanctionerende inbreng het arbeidsregelement. Het arbeidsreglement verschilt individueel van organisatie tot organisatie. Mocht het arbeidsreglement niet voldoende geëxpliciteerd zijn kan je het nog verder concretiseren.

• Hoe gaan we elkaar aanspreken?

• Mogen we elkaar aanspreken?

• Vanaf wanneer spreken we elkaar aan?

• Wie spreekt wie aan?

Je kunt de eindverantwoordelijkheid ook formaliseren. Meestal ligt die bij de directie of de leidinggevende. Moet er een sanctie volgen? Leg dan vast wie de sanctie bepaalt en wanneer, en wie de sanctie uitspreekt en verder opvolgt.

Zet de code op papier en zorg voor een aangename en efficiënte communicatie. Houd er rekening mee dat niet iedereen een boodschap heeft aan alle aspecten van een gedragscode. Daarom kan je bij het op papier zetten van de gedragscode een uitgebreide en een kortere versie voorzien. In de korte versie breng je de kern van de gedragscode op een eenvoudige en prikkelende manier. De uitgebreide versie omvat ook heel het sanctioneringsbeleid. 

Stel een communicatieplan op en denk aan volgende zaken:

• Wie gaat communiceren?

• Wanneer wordt er gecommuniceerd?

• Hoe wordt er gecommuniceerd?

• Welke media worden hiervoor gebruikt?

• Inhoud: wat is de boodschap?

• Wat zijn de verwachtingen?

Nog enkele tips voor een goed communicatieplan:

• Gebruik de taal van de organisatie.

• Gebruik verschillende kanalen zodat de boodschap op verschillende plaatsen zichtbaar wordt.

• Leg uit vanwaar de waarden en de gekozen strategie komen: als je medewerkers dit niet begrijpen, gaan ze weinig of geen aandacht besteden aan de gedragscode.

• Moedig je medewerkers aan om (kritische) vragen te stellen over de gedragscode.

• Maak gebruik van een visueel element dat overal terugkomt.

Ook in een later stadium is het belangrijk dat de gedragscode levendig wordt gehouden. Communiceer daarom regelmatig om je medewerkers te blijven stimuleren de gedragscode na te leven. Houd de gedragscode op een creatieve manier onder de aandacht en wissel eens van communicatiekanaal om je medewerkers alert te houden. Je kan de gedragscode ook levendig houden door deze te integreren in je functioneringsgesprekken. Denk verder ook aan je nieuwe medewerkers: zij moeten ook deze informatie krijgen. Je kan dit doen door de gedragscode te vermelden in de onthaalbrochure.