Klokkenluiders: een woord met negatieve bijklank. Onderschat de rol van een klokkenluider echter niet. Iemand die grensoverschrijdend gedrag meldt, is van onschatbare waarde voor de organisatie. Zwijgen is geen optie want getuige zijn of er weet van hebben en toch zwijgen, kan afhankelijk van de case, worden beschouwd als mededaderschap.
Volg onderstaand stappenplan om voor jouw organisatie een goede klokkenluiderregeling op te stellen.
Werk preventief
Werk preventief aan een open klimaat waar medewerkers en de doelgroep uiting kunnen geven aan wat ze voelen en beleven.
Houd in het achterhoofd dat klokkenluiders meestal een aantal fases doorlopen voor ze een bepaalde situatie naar buiten brengen:
- Het begint met kritisch naar de situatie kijken.
- Na verloop van tijd ontstaat er een vorm van ‘ethische stress’ die uitmondt in een zekere demotivatie naar het werk toe.
- Uiteindelijk uit iemand zich kritisch over wat er gebeurt. In het geval van intern klokkenluiden wordt iemand ook wel een ‘kanariepietje’ genoemd. Vaak mondt dat interne klokkenluiden ook uit in extern klokkenluiden, bijvoorbeeld door de situatie in de pers brengen.
Detecteer eventuele signalen en spreek de medewerker erover aan in een een-op-eengesprek.
Wees je ervan bewust dat er een verschil is tussen klikken en klokkenluiden: klikken gaat over eigenbelang vanuit de bedoeling om iemand persoonlijk schade te berokkenen. Klokkenluiden gaat over je nek uitsteken in het belang van de groep. Bepaalde wantoestanden in de openbaarheid brengen, is dus ethisch cruciaal om te kunnen toewerken naar een veilige organisatie zonder machtsspelletjes.
Stigmatiseer niet en bescherm klokkenluiders
Stigmatiseer klokkenluiders niet. Dankzij hen worden wanpraktijken aan de kaak gesteld.
Bescherm klokkenluiders door melding van grensoverschrijdend gedrag te stimuleren. Houd daarbij rekening met volgende zaken:
- Weet dat slachtoffers van grensoverschrijdend gedrag maar heel weinig formeel melden. Een klokkenluider kan voor hen een steun uit onverwachte hoek zijn. Neem die dus serieus.
- Zwijgen of spreken: in beide gevallen neemt iemand positie in. Hoewel elke situatie anders is, kan je zelfs stellen dat wie zwijgt de dader in bescherming neemt en op een bepaalde manier medeverantwoordelijk is. Bekrachtig daarom degenen die durven te spreken positief.
- Reageer meteen op ‘kanariepietjes’ die heel snel signalen uitzenden. Ga als leidinggevende dieper in op wat gesignaleerd wordt. Op die manier kan je vermijden dat een situatie escaleert.
Maak het melden gemakkelijk
- Bouw een meldsysteem in voor klokkenluiders. Op die manier verlaag je de drempel voor klokkenluiders.
- Stimuleer en beloon interne rapportage.
- Organiseer interne trainingen met als doel duidelijk te maken wat kan en wat niet binnen de organisatie. Benadruk in die trainingen ook het belang van het melden van grensoverschrijdend gedrag.
- Zorg voor een open en informele overlegcultuur.
- Train leidinggevenden in het omgaan met conflicten, het brengen van moeilijke boodschappen en emoties. Ook het gepast reageren op klachten hoort daarbij.
- Maak aan de klokkenluider duidelijk dat je zijn klacht eerlijk, correct en in alle openheid zal behandelen.
- Behandel de klacht neutraal en transparant. Probeer je een objectief beeld te vormen van de situatie.
- Stel een helder 'mission statement' op, waardoor je een verbondenheid tussen de werknemers creëert die het persoonlijke niveau overstijgt.
