Een visie is een beeld van de gewenste situatie. Een gezamenlijk toekomstbeeld dat je uitdrukkelijk beschrijft. Het is de manier waarop je naar grensoverschrijdend gedrag gedrag kijkt, bepaalt hoe je ermee omgaat en welke maatregelen je al dan niet neemt. Dat maakt het de moeite waard om er bewust bij stil te staan en te zorgen voor een gedeelde visie binnen je organisatie.
Een visie op grensoverschrijdend gedrag
De visie omschrijft waarvoor je organisatie staat, waar ze in gelooft en waar ze naartoe wil. Ze beschrijft de kernwaarden van je organisatie in een ambitieus toekomstbeeld. Hoe duidelijker dat beeld, hoe meer aantrekkingskracht het heeft, hoe gemakkelijker mensen het met zich meedragen en zich ermee kunnen identificeren. Ook naar de buitenwereld toe is een visie een visitekaartje: je maakt duidelijk waar je organisatie voor staat en wat haar meerwaarde is.
Een visie bestaat uit drie elementen:
- Een situatieschets: Waar heeft je organisatie mee te maken?
- De gewenste situatie: De gedroomde positie van je organisatie. Waar wil je staan? Wat wil je bereiken?
- De succesformule: Hoe bereik je die droom? Welke waarden, kwaliteiten, competenties en strategie zet je in? Waar laat je je door leiden?
Een visie kun je algemeen houden. Toch is het voor sommige thema’s handig een specifieke visie uit te werken. Hieronder wordt je begeleid bij het uitrollen van een visie over grensoverschrijdend gedrag.
Waarom een visie op grensoverschrijdend gedrag?
Een gedeelde visie geef richting en houvast. Ook in turbulente tijden. Ze stelt iedereen in staat om bewuster te handelen en te beslissen. Ze helpt je beleidskeuzes maken, doelen formuleren en maatregelen stroomlijnen, verantwoorden, aftoetsen en bijsturen. Weten waar je voor staat en wat verwacht wordt, zorgt voor duidelijkheid en veiligheid. Daarnaast reikt een gedeelde visie criteria aan om acties en gedrag te beoordelen. In welke mate brengt deze actie ons in de gewenste richting? Of net op een zijspoor?
Creër de visie samen
Om draagvlak te creëren is het van belang om de visie als werkgever of leidinggevende niet alleen te ontwikkelen. Een visie op grensoverschrijdend gedrag is de basis voor de uitrol van tal van andere acties. Daarom is het belangrijk om deze visie uit te werken met de belangrijkste stakeholders. Op deze manier is de visie een middel dat vanuit de organisatie is ontstaan, met inspraak en niet opgelegd. De legitimiteit, acceptatie en steun van de gedragscode zal hierdoor sterker zijn. De belangrijkste actoren bevragen en betrekken geeft richting aan de uitgangspunten en visie. Zo ontstaat er een consensus over de belangrijkste klemtonen en motieven voor een beleid. Het zorgt voor een verhoogde betrokkenheid bij de verdere implementatie van het beleid.
Aan de slag!
Om samen een visie op te bouwen, is er interactie, discussie en emotie nodig. Een gezamenlijke visie komt voort uit verschillende persoonlijke visies. Werk stap voor stap en wissel groepswerk en individuele acties met elkaar af. Ontwikkel ze daarom geleidelijk aan, met zo veel mogelijk betrokkenen. Want om echt houvast en richting te geven moet een visie gedragen zijn. In hoofd, hart en handen. Dat wil zeggen dat iedereen de visie begrijpt, erachter staat en ernaar handelt.
Stap 1: Een goede voorbereiding is het halve werk
Misschien is er in jouw organisatie al materiaal voorhanden om tot een visie te komen. Verzamel werkinstructies, vormingen, jaarverslagen en jaarplannen met belangrijke visie-elementen.
Buig je over volgende vragen:
- Deed je organisatie al pogingen om een visie te formuleren? Wat was het resultaat?
- Hoe pakken andere organisaties het aan? Vraag naar hun visieteksten.
Stap 2: De huidige situatie, gewenste situatie en succesformule
Start een eerste brainstorm over de drie elementen van je visie. Gebruik daarvoor je voorbereiding. Ga tijdens de brainstorm na wat de mensen bezighoudt. Waarover praten ze veel? Waardoor raken ze op dreef? Wat roept vragen, discussie en emotie op? Deze brainstormsessie leidt nog niet tot een volledige tekst. Wel tot losse begrippen waarover je het eens raakt.
Buig je over volgende vragen en schets de huidige situatie:
Grensoverschrijdend gedrag in onze organisatie
- Wat is onze definitie van grensoverschrijdend gedrag
- Hoe kijken we naar grensoverschrijdend gedrag? Wat is het? Wat betekent het? Zit er een verschil op?
- Raadpleeg het begrippenkader voor een houvast!
- Wie vertoont grensoverschrijdend gedrag? Van waaruit? In welke mate en hoe?
- Wie krijgt te maken met grensoverschrijdend gedrag?
- Wat zijn de gevolgen hiervan voor de verschillende betrokkenen en voor onze werking?
- Hoe krijgt onze organisatie er in de toekomst mee te maken?
- Welke tendensen doen zich voor in de maatschappij en in onze werking die van invloed zijn op grensoverschrijding in onze organisatie?
De toekomst van onze organisatie
- Wat is je gemeenschappelijke droom?
- Waar wil je over enkele jaren staan? Wat wil je bereiken?
- Waarom wil je dat bereiken? Wat levert dat op? Voor wie?
- Hoe zien de relaties er dan uit? Welk gedrag stelt men? Wat zegt en doet men? En wat niet meer?
De succesformule voor onze organisatie
- Hoe bereik je die droom? Wat is er nodig om dat zo te krijgen? Hoe leren mensen dat?
- Door welke waarden en overtuigingen laat je je leiden?
- Welke denkkaders, modellen, kwaliteiten, competenties en strategieën zet je in?
Naast het gebruiken van de bovenstaande vragen voor de brainstorm kan ook het Vlaggensysteem media en digitale sector in deze fase geraadpleegd worden. In dit systeem worden concrete cases aangereikt waarover er in dialoog kan worden gegaan. Het Vlaggensysteem media en digitale sector kan je hier terugvinden.
Stap 3: Leg dit vast in een eerste concept
Gebruik de talenten van je mensen. Laat een medewerker met een vlotte pen de elementen uit het groepsgesprek uitschrijven tot een beknopte tekst in positieve en toegankelijke taal. En visie is verhalend en heeft daarom wat tekst nodig, hou het overzichtelijk. Zorg voor een verkorte versie van één A4-tje in combinatie met een uitgebreide tekst. Werk met beelden en metaforen om je visie kracht bij te zetten.
Stap 4: Tweede groepsgesprek
Bespreek de eerste versie. Zijn er aanvullingen? Wat formuleer je beter anders? Wat mag je schrappen? Beperk deze stap tot de mensen uit de werkgroep om vlotter te werken.
Stap 5: Voorlopige visie
De schrijver uit stap drie past de tekst aan op basis van de bedenkingen uit stap vier.
Stap 6: Verspreid je visie al voorzichtig
Leg je voorlopige visie voor aan meer medewerkers. Vraag hun mening en feedback in het werkoverleg.
Stap 7: Verspreid je definitieve versie
De schrijver verwerkt opnieuw de opmerkingen. Daarna is de visie definitief en maak je die breed bekend.
Stap 8: Ervaar, test uit en stuur bij
Ga met de visie in je achterhoofd aan de slag. Vraag afdelingen en teams na te denken over hoe ze de inhoud van de visie praktisch waarmaken. Geef iedereen de tijd om met de visie te werken en ze te toetsen aan de praktijk. Dat levert ervaringen op die je visie bevestigen of vragen naar bijsturing. Leer uit belangrijke gebeurtenissen: situaties die goed liepen en ernstige incidenten. Het werkt handig als je per afdeling iemand aanduidt die de lessen van die gebeurtenissen vaststelt en bespreekt. Wissel leerervaringen uit. Werk de visie regelmatig bij. Verfijn ze op basis van je ervaringen.
De 5 W's
Een andere methodiek die gebruikt kan worden om tot een visie te komen of om af te toetsen of de visie volledig is, zijn de 5 W's. Deze doelen op Wat, Wie, Waar, Wanneer en Waarom. Het zijn de elementen die minimaal beantwoord moeten worden bij de opmaak van een visie.
Wat betekent respectvol gedrag voor de organisatie?
Wat willen we anders?
Wat is ons streefdoel op het vlak van respectvol gedrag?
Wie wordt er vooral mee geconfronteerd?
Wie willen we engageren, wie hebben we nodig?
Wie willen we ondersteunen?
Waar is het vooral van belang?
Waar doen de problemen zich vooral voor?
Waar focussen we op?
Wanneer is het van belang?
Wanneer doen de problemen zich vooral voor?
Wanneer zien we dat we iets hebben bereikt?
Wanneer zijn we tevreden?
Waarom is het zo belangrijk?
Wat zijn onze belangrijkste motieven en waarden om hieraan te werken?
Laat iedereen individueel de vragen van de onderstaande oefening voor zichzelf beantwoorden. Maak vervolgens kleine groepjes die de resultaten onderling met elkaar bespreken en bepalen wat voor hen het meeste past. De groepjes stellen hun antwoorden op de vragen voor aan de rest van de deelnemers.
Hulp nodig bij het opstellen van een visie?
Op 15 november biedt mediarte een workshop visie en gedragscode opstellen aan. Vragen? Neem contact op met Vicky Van Bellingen via vicky.vanbellingen@mediarte.be.
