- Maak afspraken rond bereikbaarheid
Hoe je denkt dat je collega’s of je leidinggevende hun werk-privé grens beheren heeft een sterke invloed op hoe je dat zelf doet. Dit heeft op zijn beurt impact op hoe dat jíj denkt dat de verwachtingen zijn over e-mail- en berichtenverkeer. Wanneer en hoe snel moet je op berichten of e-mails reageren? Maak dit duidelijk bespreekbaar bij de onboarding van nieuwe collega’s en neem het thema mee in overlegmomenten.
Geef als leidinggevende aan wat je verwacht als het gaat over reageren op mails en berichten, opnemen van de telefoon en ook wanneer medewerkers verondersteld worden niet aan het werk te zijn. Het is belangrijk dat je team weet wat van hen verwacht wordt, zodat ze voldoende deconnecteren en dat zij hier ook hun verantwoordelijkheid in nemen.
In 2023 werd door de sociale partners van PC227 en PsC303.01 een CAO ondertekent die een 'recht op deconnectie' invoert voor haar werknemers. Herlees hier de modaliteiten en toepassingsvoorwaarden van het recht op deconnectie.
- Geef het goede voorbeeld
Heb je als teamleider zelf de neiging om van ’s ochtends vroeg tot ‘s avonds laat, in het weekend of als je op (ziekte)verlof bent, e-mails te blijven uitsturen? Wees je er goed van bewust dat jouw gedrag er (onbedoeld) voor kan zorgen dat je medewerkers denken dat je hetzelfde gedrag van hen verwacht. Je kan berichten uitgesteld versturen. Vermeld ook duidelijke deadlines in je e-mail want zo weten collega’s dat jij niet meteen die vrijdagavond bijvoorbeeld nog een antwoord verwacht.
Gebruik een digitaal charter
Een digitaal charter helpt jou, je organisatie en/of je team om duidelijke afspraken te maken rond het gebruik van e-mails en telefoon. Je kan bijvoorbeeld medewerkers aanmoedigen om slechts 2x per dag e-mails te bekijken en te beantwoorden én dit ook zo in hun agenda in te plannen. Bespreek het uitschakelen van telefoons en mailboxen tijdens vergaderingen. Spreek af via welk kanaal je elkaar informeert bij urgenties, bijvoorbeeld via telefoon i.p.v. via mail.
Deze checklist kan je verder helpen in het vormgeven van een digitaal charter. De antwoorden op de checklist maken duidelijk wat de aandachtspunten zijn binnen je organisatie op gebied van deconnectie.
In samenwerking met IDEWE werd een template uitgewerkt waarmee je makkelijk een digitaal charter kan opstellen. Je kan de template onderaan dit artikel downloaden. Je kan in de pdf zelf de antwoorden voor jouw onderneming aanvullen.
Inspiratie nodig? Dit voorbeeld kan helpen als ruggensteuntje.
Eer de stilte
Voorzie stiltemomenten zodat medewerkers kunnen werken aan een specifieke taak zonder gestoord te worden. Kijk of je fysieke stilteruimtes kan inrichten waar collega’s zich tijdelijk kunnen afsluiten om door te werken aan een belangrijke taak, die focus en aandacht vraagt. Sensibiliseer je team over de risico’s van multitasking voor hun mentale hygiëne.