Wanneer medewerkers meer autonomie hebben of vaak zelfstandig werken, wordt feedback geven en ontvangen nog belangrijker dan het al is. Want enkel op die manier weet je precies van elkaar wat er wordt verwacht en wat niet. Bovendien hebben we allemaal onze eigen blinde vlekken en kun je van constructieve feedback alleen maar bijleren.
Maar het geven en ontvangen van feedback blijkt geen sinecure te zijn. Sommige mensen zien feedback namelijk als kritiek en weer anderen ervaren feedback als een teken dat ze gefaald hebben. In werkelijkheid bevordert (goede!) feedback geven of ontvangen daarentegen de werkresultaten, relaties op het werk en dus de werksfeer, zelfkennis, kennis van anderen en het lerend vermogen.
Maar wat maakt van feedback nu precies goede feedback? Letterlijk betekent feedback: terugkoppeling. In de praktijk is het de bedoeling dat feedback bestaat uit constructieve commentaar. Het is dan ook de bedoeling om aan de ander te laten weten hoe haar/zijn gedrag overkomt met als doel om hier iets van te leren. Feedback kan dus zowel negatief als positief van aard zijn.
Goede feedback is dus niet: oordelen of opgekropte onvrede uiten. Wel is het de bedoeling dat het gaat over de samenwerking waarbij zowel kritiek als complimenten aan de orde zijn. Het effect van positieve feedback wordt helaas nog te vaak onderschat.
Algemene tips
- Zorg dat er een gemeenschappelijk belang is
- Feedback is niet gericht op de persoon maar op zijn/haar gedrag
- Geef/ontvang feedback in een sfeer van veiligheid
- Beschrijf eerst het waargenomen gedrag (zonder meteen te interpreteren), vertel daarna hoe dit gedrag op jou overkomt
- Geef enkel feedback over actuele zaken en laat oude koeien achterwege
- Spreek in ik-boodschappen in plaats van jij-boodschappen en beschrijf je observatie (ik zie…, ik hoor…, ik merk…, en niet: jij bent…, jij doet…)
- Wees specifiek en concreet (wie-wat-waar-wanneer-hoe)
- Geef advies of doe suggesties hoe het beter zou kunnen (ik zou graag willen…, het zou het me makkelijker maken als je…)
- Geef enkel feedback als een bepaald gedrag veranderbaar is en de persoon in kwestie er dus iets aan kan doen
- Feedback moet de ander helpen, niet treffen
Feedback geven
1/ Beschrijf gedrag dat je hebt waargenomen (zonder interpretatie!)
2/ Begin met een compliment, zeg dan wat er beter kan (wees nooit uitsluitend negatief)
3/ Doseer je feedback en dring deze niet op
4/ Hou rekening met het incasseringsvermogen van de ander
5/ Geef aan wat het effect op jou is van dit gedrag
6/ Geef anderen de kans om te reageren
7/ Doe suggesties om gedrag aan te passen (maar eerst de ander de tijd geven om zelf op alternatieven te komen)
8/ Vraag een reactie van degene aan wie je feedback geeft en geef hem/haar de ruimte om eventueel niet akkoord te gaan
Feedback ontvangen
1/ L-S-D: luisteren – samenvatten – doorvragen: luister eerst goed, vat samen om te checken of je het goed hebt begrepen en stel vragen als je (nog) niet helemaal zeker bent wat de ander bedoelt
2/ Toon waardering aan degene die feedback geeft en bedank haar/hem ervoor
3/ Geef aan wanneer je genoeg feedback hebt gehad
4/ Vraag om constructieve feedback (wat kan ik verbeteren?)
5/ Overweeg de feedback (kun je er iets mee?) en ga niet meteen in de verdediging
6/ Besef dat feedback ook altijd iets zegt over de gever
7/ Doe iets met de feedback en zeg wat je ermee doet tegen de feedbackgever (ook als je het er niet mee eens bent en er dus niets mee gaat doen)
Wanneer je feedback ontvangt, geven deze drie vragen je ook veel informatie:
- Waar moet ik mee doorgaan?
- Waar moet ik mee stoppen?
- Waar moet ik aan beginnen?
Feedback ontvangen kan helpen om een meer realistisch beeld te krijgen van zaken waar je goed in bent en zaken waar je minder goed in bent. Op die manier krijg je een objectief beeld van je functioneren en ontvang je informatie op een respectvolle manier. Het is dan ook de bedoeling dat er een sfeer gecreëerd wordt die erop gericht is de ander te helpen en open met elkaar te communiceren. Bovendien kan de samenwerking er alleen maar beter van worden.
Bronnen: leren.nl / connectbegeleiding.nl