En cette période de Covid-19, le télétravail est recommandé par les autorités chaque fois que c'est possible. En temps 'normal', les files de plus en plus longues sur nos routes signifient que les travailleurs ont besoin de plus en plus de temps pour arriver sur leur lieu de travail. Les collaborateurs sont plus souvent en retard ou partent plus tôt afin d'éviter l'heure de pointe du soir. Cela provoque frustration et fatigue. Travailler à la maison peut parfois représenter tant pour le travailleur que l'employeur la solution idéale. Y compris pour augmenter la productivité.
De plus en plus de managers hésitent à autoriser le travail à la maison. "Dites oui à ce collaborateur, le lendemain un autre arrive avec la même demande, n'est-ce pas?"
Où fixez-vous la frontière et que pouvez-vous attendre du travailleur chez lui, et qu'en est-il des collègues?
En cette période de pandémie, ces questions ne viennent pas au premier plan. Les conseils qui suivent par contre valent de tous temps.
Conseils pour mieux réussir
1. Soyez transparent
Dans certaines entreprises, mettre en place le travail à la maison sur le plan opérationnel peut mener à des malentendus. Des collègues arrivent avec la question suivante : pourquoi pas moi? Vous pouvez éviter que des collaborateurs considèrent le télétravail comme une chose qui va de soi pour tous. Même aujourd'hui, la réponse n'est pas simple car certaines tâches sont impossibles à effectuer chez soi, certainement dans notre secteur.
Clarté et transparence sont requises :
- faites savoir que travailler à la maison n'est pas une option pour tout le monde et que cette possibilité doit être correctement et équitablement évaluée à un niveau individuel.
- clarifiez sous quelles conditions travailler chez soi est autorisé.
- établissez les critères auxquels un collaborateur doit répondre pour pouvoir travailler à domicile.
- expliquez que travailler à la maison n'est autorisé par exemple que maximum deux jours par semaine (ceci est un maximum évident dans la plupart des situations de travail); travailler souvent chez soi met la cohésion d'une équipe en danger.
2. Etablissez des règles claires pour tous les collaborateurs
Etablir des règles autour du télétravail est indispensable, aussi bien pour le travailleur à la maison que les collègues. Les travailleurs chez eux doivent être conscients des règles de comportement requises, comment doivent-ils se connecter et se déconnecter et comment communiquer leur présence et leur disponibilité sur leur lieu de travail à la maison. De plus, de bonnes instructions doivent être fournies à propos de la manière/fréquence de la communication avec les collègues. L'envie surgit aisément parmi les employés qui n'ont pas accès au travail à domicile mais qui le souhaiteraient. Agissez avec transparence et demandez à l'équipe de rester ouverte afin d'éviter des tensions. En tant qu'employeur, c'est un plus de prêter une oreille attentive. Vous devez veiller à des alternatives équitables pour tous les collaborateurs de votre entreprise. Ce dernier conseil vaut également en période de coronavirus.
Conseil : soyez clair à propos du dispositif, de la technique et des coûts liés au télétravail. Qui travaille à la maison a besoin des moyens IT appropriés. L'employeur en est responsable. Vérifiez si les dispositions légales sont respectées. Soyez transparent sur la façon dont les coûts associés aux facilités sont répercutés.
3. Acceptez que l'on travaille en dehors des heures ‘normales’ de travail
Qui souhaite travailler à la maison a en principe des raisons valables pour cela. Souvent, cela concerne des temps de déplacement très longs et le régime horaire de travail du bureau peut être maintenu. En cas de situations spécifiques au niveau familial, il est parfois nécessaire de s'éloigner de la disponibilité classique de 9h à 17h, à fortiori à l'heure actuelle lorsque des collaborateurs doivent travailler chez eux en s'occupant de leurs enfants par exemple.
Exemple: de jeunes parents peuvent mieux travailler pendant que leurs enfants dorment, aussi bien pendant l'heure de midi que le soir. Si des temps de travail traditionnels doivent être maintenus, cela peut s'avérer contre-productif. Assurez-vous en tant qu'employeur d'en être informé.
Il serait en principe possible de travailler la nuit. Par exemple, pour les contacts avec des donneurs d'ordre, collègues et clients se trouvant dans d'autres fuseaux horaires. Dans ce cas également, il est essentiel que les travailleurs à domicile soient informés de la rémunération applicable. Pensez aux suppléments éventuels pour le travail en soirée, la nuit et le weekend. Il est conseillé de mettre ces accords préalablement par écrit.
4. Faites confiance à l'éthique de travail de votre collaborateur
Les employeurs ont encore du mal avec le le fait qu'ils ne peuvent pas contrôler personnellement leurs employés. La pensée conservatrice que des travailleurs à la maison sont moins productifs est encore toujours présente dans leur esprit. Des enquêtes ont cependant démontré assez souvent que le contraire est vrai ! Les employeurs progressistes abandonnent la méthode de contrôle axée sur l'effort (qui, incidemment, exige également du temps de travail de la part de celui qui exerce le contrôle) et implémentent une évaluation plus attractive et motivante axée sur les résultats. Ce faisant, on évite un contrôle douloureux ou d'autres méthodes de micro-management - comme vérifier combien de fois et quand la base de données interne a été consultée, ou à quelle fréquence l'agenda est mis à jour.
5. Définissez les tâches, responsabilités et points d'attention avec le travailleur à la maison
Travailler sans contrôle direct d'un supérieur fonctionne parfaitement si des accords clairs sont conclus à propos des tâches et points d'attention qui y sont liés.
Sur quoi souhaitez-vous que votre collaborateur se concentre ? Quels sont les KPI's, qu'est-ce qui doit être effectué et quand?
Ces KPI's peuvent être discutés avec le supérieur à des intervalles réalistes et leur progression (ou manque de progression) être évalués.
Télétravailler
Le télétravail n'est pas la même chose que le travail à la maison, mais est désigné comme une forme de travail à domicile. En cas de télétravail, l'employé effectue régulièrement les tâches conformément à son contrat de travail à partir d'un autre endroit. Le télétravail peut donc être effectué à la maison ou un autre lieu choisi par le collaborateur. L'employé fait usage pour ce faire de technologie de l'information.
Le télétravail en pratique: le télétravail n'est ni un droit, ni une obligation. Cela signifie que le télétravail se passe uniquement sur base libre convenue entre l'employeur et l'employé. Un contrat écrit doit être conclu pour chaque télétravailleur et ce au plus tard au moment où l'employé commence le télétravail. Ceci peut faire l'objet d'une annexe au contrat de travail existant.
Le contrat à propos du télétravail doit au moins mentionner les accords suivants :
- la fréquence et les jours où le télétravail est effectué, éventuellement aussi les jours ou heures de présence dans l'entreprise.
- les moments où le télétravailleur doit être disponible et par quels moyens.
- les périodes pendant lesquelles le télétravailleur peut faire appel à un soutien technique.
- les règles concernant la rémunération des frais.
- les conditions et les règles pour le retour au lieu de travail de l'entreprise de l'employeur.
- les lieux choisis par le télétravailleur pour effectuer son travail.
- éventuellement la période durant laquelle le télétravail peut être effectué.
Au niveau des conditions de travail, le télétravailleur dispose des mêmes droits que les employés occupant une fonction similaire sur le lieu de travail de l'entreprise de l'employeur. Sur base des particularités spécifiques au télétravail, un contrat collectif ou individuel peut être conclu dans lequel un certain nombre de dispositions dérogatoires peuvent être définies. Le télétravailleur doit respecter la même durée de travail d'application pour les autres travailleurs, mais il a bien la possibilité d'organiser cette durée lui-même.
Pour le télétravailleur la charge de travail et les normes de prestations sont les mêmes que pour les autres employés qui exécutent leur travail sur le lieu de l'entreprise de l'employeur. L'employeur doit prendre les mesures nécessaires afin d'éviter que le télétravailleur soit isolé des autres employés de l'entreprise. C'est pourquoi il autorisera régulièrement le télétravailleur à prendre contact avec ses collègues et lui donnera accès aux informations concernant l'entreprise.
Source: CCT nr.85 du 9 novembre 2005 concernant le télétravail