Registeren en screenen van signalen en incidenten

Een case opvolgen rond grensoverschrijdend gedrag correct registreren is belangrijk. Je moet zorgvuldig en correct te werk gaan. Daarom is het van belang om notities bij te houden van de ondernomen stappen.

Het register voor feiten van derden 

De werkgever moet een risicoanalyse opmaken van de vormen van psychosociale belasting veroorzaakt door derden. Met het oog op deze risicoanalyse beschikt
de werkgever over een ‘register van feiten gepleegd door derden’. Dit register omvat een verklaring met de beschrijving van de feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk die werden veroorzaakt door derden en waarvan de werknemer meent het slachtoffer is geweest, en van de data van de feiten. De werkgever bewaart de verklaringen die in het register zijn opgenomen, gedurende vijf jaar, te rekenen vanaf de dag dat de werknemer deze verklaringen heeft laten optekenen. Het bijhouden van een register voor feiten van derden is een wettelijke verplichting. 

Dit register wordt bijgehouden door de vertrouwens­persoon of door de interne preventieadviseur arbeidsveiligheid indien er geen vertrouwenspersoon in de organisatie aangesteld is. Indien geen van beide in de organisatie is aangesteld is de werkgever ook aangeduid als de interne preventieadviseur. Het register voor feiten van derden kan alleen worden geraadpleegd door de werkgever, de vertrouwenspersoon, de interne preventieadviseur arbeidsveiligheid, de externe preventieadviseur psychosociale aspecten en de met toezicht belaste ambtenaar van de federale overheidsdienst voor toezicht welzijn op het werk.

Het jaarverslag 

Via het jaarverslag geeft de werkgever een overzicht van de maatregelen die werden getroffen binnen de organisatie in het kader van preventie. Het is een wettelijke verplichting om een jaarverslag op te maken van de activiteiten van het voorbije werkjaar.

In functie van de samenstelling van de organisatie en de bijbehorende preventiedienst moet je gebruik maken van een ander model. Het model van het jaarverslag 2020 van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk is beschikbaar via de website van de FOD WASO.

Het jaarverslag moet niet meer worden verzonden naar de met het toezicht belaste ambtenaren van de Algemene Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk, maar moet enkel nog door de werkgever beschikking worden gehouden voor de met toezicht belaste ambtenaren.

Er bestaan drie formulieren voor het opmaken van het jaarverslag:

• Formulier A is bestemd voor een werkgever met een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk zonder afdelingen.
• Formulier B is bestemd voor een werkgever met een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk met afdelingen.
• Formulier C is bestemd voor een groep van werkgevers die gemeenschappelijk een dienst voor preventie en bescherming op het werk organiseren.

Een registratieformulier voor intern gebruik

Naast de wettelijke verplichting van het register van feiten van derden en het jaarverslag is het sterk aangeraden om een registratiefomulier bij te houden voor meldingen van grensoverschrijdend gedrag die intern gebeuren (van de ene medewerker naar de andere medewerker). Dit faciliteert ook het opstellen van het verplichte jaarverslag. 

In een registratieformulier kunnen verschillende zaken opgenomen worden: gegevens melder, getroffene, omschrijving, advies, verdere afspraken… onder de vorm van een handelingsprotocol. Om een paar redenen is het goed om per melding een rapportering bij te houden:

• Om als melder de case zelf goed te kunnen opvolgen, de contactgegevens te hebben, gestructureerd te werk te gaan, …  
• Om (met toestemming van de getroffene al dan niet geanonimiseerd) de case te kunnen voorleggen aan de verantwoordelijken.  
• Om jaarlijks de belangrijkste info van alle cases door te geven, zodat er een totaalbeeld kan gevormd worden van de problematiek.