Forfaitaire vergoeding bij structureel thuiswerk : wat zijn de regels ?

In de nasleep van de Covid-19-pandemie, veel werkgevers hebben telewerk geïmplementeerd voor zoveel mogelijk werknemers. Thuiswerken brengt kosten met zich mee voor medewerkers die vanuit huis werken.

Een forfait voor bureauvergoeding al bestond maar was niet automatisch vrij van belastingen. Maar werkgevers die zekerheid over de vrijstelling wilden bekomen, moesten hiervoor een ruling aanvragen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen (DVB).

Sinds 1 maart 2020 mag dit verzoek niet meer worden gedaan en kan bij structureel telewerken een forfaitaire bureauvergoeding worden toegekend aan werknemers.

De forfaitaire vergoeding bedraagt 126,94 EUR voor de maand maart en 129,48 EUR per maand vanaf 1.4.2020. Het is niet onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen en is vrijgesteld van belasting. 

De circulaire over de forfaitaire vergoeding is met terugwerkende kracht van toepassing vanaf 1.3.2020.

Opgelet, wanneer een werkgever hiervan wil afwijken - bijvoorbeeld door te willen differentiëren tussen verschillende functiecategorieën - kan hij niet automatisch van de vrijstelling genieten. Hij kan zich dan uiteraard altijd richten tot de DVB om hiervoor een ruling te sluiten.

De belangrijkste fiscale spelregels zijn: 

• Thuiswerk moet regelmatig en structureel thuiswerk omvatten (minimaal 5 werkdagen per maand) 
• Maximaal 129,48 EUR per maand (vanaf 1.4.2020)
• De forfaitaire vergoeding dekt bureaukosten in de verblijfplaats van de werknemer
• Geen pro rata vereist bij deeltijdse prestaties
• Zelfde regels voor alle functiecategorieën
• Geen dubbel gebruik met andere vergoedingen die dezelfde kosten dekken
• Deze kosten hebben betrekking op de inrichting en het gebruik (inclusief huur en eventuele afschrijvingen) van een bureau, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing,...

Wanneer werkgever en werknemer zich hieraan houden, is een ruling niet langer nodig om deze thuiswerkvergoeding belastingvrij te kunnen toekennen.

Wanneer een werkgever hiervan wil afwijken - bijvoorbeeld door te willen differentiëren tussen verschillende functiecategorieën - kan hij niet automatisch van de vrijstelling genieten. Hij kan zich dan uiteraard altijd richten tot de DVB om hiervoor een ruling te sluiten.

Bovendien moeten werkgever en werknemer rekening houden met volgende modaliteiten om te kunnen genieten van de vrijstelling als kost eigen aan de werkgever:

• Werknemers die in de aangifte personenbelasting hun werkelijke beroepskosten bewijzen, moeten deze forfaitaire thuiswerkvergoeding in mindering brengen van de bewezen beroepskosten.
  Het spreekt voor zich dat dit enkel verplicht is wanneer die bewezen beroepskosten op het thuiswerk betrekking hebben
• De werkgever moet een nominatieve lijst ter beschikking houden met de werknemers die voor een bepaald aanslagjaar toepassing krijgen van de forfaitaire thuiswerkvergoeding
• Op de fiche 281.10, naast rubriek b) van vak 26 'diverse inlichtingen', moet de vermelding 'JA – ernstige normen' worden ingevuld
• In geval van salary split moet de werkgever de vergoedingen die hij als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever toekent aan de betrokken werknemers verminderen in verhouding tot de in België uitgeoefende activiteit 
• De werkgever mag de forfaitaire thuiswerkvergoeding ook toekennen tijdens het normale vakantieverlof, maar moet het evenredig verminderen bij lange afwezigheid (andere dan jaarlijkse vakantie).